Das Lean Element 5-S für Führungskräfte (ist keine Anleitung zur Kehrwoche)
Viele, gerade mittelständische, Unternehmer haben sich schon über die Einführung der Lean Management-Philosophie erkundigt, kamen aber zu dem Schluss, dass dies nur für Großunternehmen sinnvoll und machbar ist. Falsch, auch mittelständische Betriebe sollten sich mit dem Toyota-Produktions-System auseinandersetzen, denn dieses hat weder mit der Unternehmensgröße und auch nicht ausschließlich mit Automobilzulieferern zu tun. Viele Elemente können sowohl bei KMU als auch größeren Handwerksbetrieben umgesetzt werden. Es muss ja nicht gleich eine Wertstromanalyse durchgeführt und ein elektronisches Kanban-System umgesetzt werden. Ob eine Reduzierung der Werkzeugwechselzeiten oder vorbeugende Wartung (TPM) betriebsrelevant sind, hängt von der maschinellen Ausstattung des Unternehmens ab. Aber es gibt fundamentale Lean-Werkzeuge, welche in jedem Betrieb eingeführt und gelebt werden sollten. Sowohl der kontinuierliche Verbesserungsprozess und permanente Weiterbildung der Mitarbeiter, als auch, der auf Ordnung, Struktur, sowie Standardisierung und Sauberkeit zielende 5-S-Prozess sind Branchen- und Unternehmensgrößen unabhängig und gelten für die Produktion, das Lager, die Baustellen als auch die Verwaltung. In jedem dieser Bereiche herrscht mehr oder weniger Verschwendung (Material, Zeit, Qualität und Nerven). Der mittelständische Unternehmer hat aber nicht den Luxus, für derartige Prozesse permanent einen Ingenieur oder andere Führungskräfte abstellen zu können.
Daher bleibt ihm eigentlich, wenn er seine Prozesse verbessern will, nichts anderes übrig, als die Mitarbeiter zu befähigen, Tagesproblem systematisch selbst zu lösen, Ursachen im Team zu hinterfragen und Schritt für Schritt die Abläufe zu verbessern und standardisiert zu kontrollieren. Der bereits erwähnte 5-S-Prozess ist sozusagen die Einstiegsdroge in ein sich ständig entwickelndes Lean-System. Bekommt man diese, noch recht einfachen, Lean-Elemente nicht eingeführt und als sich selbstregulierenden Prozess etabliert, dann braucht man auch keine Literatur über Lean Management lesen. Nun tickt aber wie wir wissen, der mittelständische Unternehmer und Handwerksbetrieb etwas anders, als zugekaufte, oftmals unerfahrene, gehorsame und risikoscheuende Manager in Großunternehmen. Er ist sozusagen ein „Hans Dampf in allen Gassen“, kümmert sich parallel um Neukunden, neue Produkte oder Dienstleistungen, die Produktion, ist Personalchef und gleichzeitig Controller und sollte auch Motivator für seine Mannschaft sein. Daher fehlt ihm natürlich die Zeit sich um innerbetriebliche Abläufe, die permanente Reduzierung von Verschwendungen aller Art zu kümmern und bestehende Prozesse systematisch und wertneutral zu hinterfragen oder gar Änderungen herbeizuführen.
Hier ist die Analyse und Begleitung der Verbesserungspotenziale durch einen Berater notwendig. Allerdings sollte dieser auf Augenhöhe kommunizieren und mit der gleichen Sprache der Mitarbeiter sprechen können. Nadelstreifen und I-Pads sind nicht die geeigneten Insignien der Kompetenz, wenn man auf Baustellen oder in der Produktion mit den Mitarbeitern über Verbesserungen diskutiert und diese gemeinsam angeht. Lebenserfahrung, gerade im Umgang mit Mitarbeitern, Kenntnisse über die Identifikation von Schwachstellen sowie Erarbeitung geeigneter Änderungsmaßnahmen, sind hier wichtiger als Titel. Daher sollte sich der Mittelstand und das Handwerk mit dem Thema Beratung dann beschäftigen, wenn die Auftragslage gesund ist und nicht erst wenn panikartige Kostensenkungsprogramme implementiert werden müssen. Am besten beginnt man also damit, über ein 5-S-Führungskräfte-(oder Mitarbeiter-)Training, das Potenzial und Wissen der Mitarbeiter abzurufen, Interesse und Neugier zu wecken und systematisch sich mit den Verbesserungsprozessen zu beschäftigen.